ISO-9001-Beratung auf Ihren Betrieb abgestimmt
Wir integrieren Ihr Qualitätsmanagementsystem nach DIN EN ISO 9001 entlang Ihrer realen Abläufe – ohne Formularflut, passend für die Zertifizierung.
Leistungsumfang
Inkludierte Beratungsleistungen
Der Umfang wird in der Bestandsaufnahme geklärt, passend dazu erhalten Sie Ihr Angebot. Sie wissen vorher, was zu welchem Termin erledigt sein sollte.
Bestandsaufnahme
Wir besprechen Ihre Abläufe und setzen dort an, wo Optimierung und Integration in das QM-System beginnen. Ergebnis: Sie wissen bereits nach der Bestandsaufnahme, wo Sie stehen und welche Punkte bis zur vollständigen Integration noch offen sind.
Prozesslandkarte
Ihre Kern-, Führungs- und Unterstützungsprozesse auf einer Seite, mit klaren Schnittstellen statt Organigramm-Prosa.
Schlanke Dokumentation
Wir erstellen die Dokumente, Sie prüfen und befüllen sie bei Bedarf. Umfang so knapp wie normkonform möglich.
Schulung der Beteiligten
Kurze, praxisnahe Einweisung für Geschäftsführung und Mitarbeitende – damit im Audit niemand improvisieren muss.
Internes Audit
Vollständiges internes Audit mit Bericht, Feststellungen und Maßnahmenplan.
Begleitung im Betrieb
Nach der Zertifizierung unterstützen wir bei Managementbewertung und den jährlichen internen Audits.
Vorgehen
Vier Schritte im Systemaufbau
Gap-Analyse, Prozessbeschreibung, Aufbau der Nachweise und internes Audit führen von der Ausgangslage bis zur Auditreife. Jeder Schritt endet mit einem greifbaren Ergebnis, nicht nur mit einem Termin. So ist jederzeit erkennbar, wie weit die Integration in das QM-System fortgeschritten ist.
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Schritt 1
Gap-Analyse
Wir vergleichen Ihre gelebten Abläufe mit den Anforderungen der Norm und dokumentieren die Abweichungen mit Priorität und Aufwand.
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Schritt 2
Prozesse beschreiben
Kernprozesse, Schnittstellen und Verantwortlichkeiten werden so festgehalten, wie sie tatsächlich laufen – korrigiert nur dort, wo die Norm es fordert.
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Schritt 3
Nachweise aufbauen
Kennzahlen, Reklamationsbearbeitung, Lenkung von Dokumenten und Managementbewertung entstehen als schlanke, prüfbare Routine.
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Schritt 4
Internes Audit
Wir auditieren Ihr System vor dem Zertifizierungsaudit, protokollieren Feststellungen und legen Korrekturmaßnahmen mit Terminen fest.
Vertiefung
Was die Gap-Analyse konkret leistet
Die Gap-Analyse vergleicht jedes Normkapitel mit Ihrer betrieblichen Praxis und listet nur echte Lücken auf, keine formalen Wünsche. Sie erhalten eine priorisierte Liste, die zwischen zwingenden Normanforderungen und optionalen Verbesserungen unterscheidet.
Wir gehen dazu die Kapitel 4 bis 10 der Norm systematisch durch: Kontext der Organisation, Führung, Planung, Unterstützung, Betrieb, Bewertung der Leistung und Verbesserung. Zu jedem Kapitel prüfen wir, ob eine Anforderung bereits gelebt wird, ob sie fehlt oder ob sie zwar existiert, aber nicht nachweisbar dokumentiert ist.
Das Ergebnis ist keine Mängelliste, sondern eine Arbeitsgrundlage: Für jede Lücke steht fest, wie viel Aufwand die Schließung erfordert und wer im Betrieb dafür zuständig wird. Kleinere Lücken lassen sich oft in wenigen Tagen schließen, größere benötigen einen eigenen Termin.
Vertiefung
Wie die Prozessaufnahme im Betrieb abläuft
Die Prozessaufnahme findet vor Ort oder in kurzen Videoterminen mit den Personen statt, die die Arbeit tatsächlich ausführen, nicht nur mit der Geschäftsführung. Wir fragen nach dem üblichen Ablauf, nicht nach dem Soll-Zustand aus einem Organigramm.
In der Regel reichen ein bis zwei Termine pro Kernprozess, etwa Auftragsannahme, Fertigung oder Dienstleistungserbringung, Beschaffung und Reklamationsbearbeitung. Schnittstellen zwischen Abteilungen klären wir gemeinsam mit beiden Seiten, damit Zuständigkeiten nicht auf dem Papier anders aussehen als im Alltag.
Abweichungen zwischen gelebter Praxis und Normanforderung besprechen wir direkt im Termin. So entscheiden Sie sofort, ob ein Ablauf angepasst wird oder ob die Beschreibung lediglich präzisiert werden muss.
Vertiefung
Welche Dokumentation die Norm wirklich verlangt
Die DIN EN ISO 9001 schreibt deutlich weniger Dokumente vor, als in vielen Vorlagenpaketen enthalten sind. Verpflichtend sind unter anderem der Anwendungsbereich, eine Qualitätspolitik mit Zielen, Nachweise zu Kompetenz und Schulung, Ergebnisse interner Audits und der Managementbewertung sowie Aufzeichnungen zur Produkt- oder Dienstleistungskonformität.
Nicht gefordert sind dagegen ein Qualitätsmanagement-Handbuch in klassischer Form, feste Verfahrensanweisungen für jeden Ablauf oder ein bestimmtes Formularlayout. Die Norm spricht bewusst von „dokumentierter Information" und überlässt Form und Umfang dem Unternehmen, solange die Nachweisbarkeit gegeben ist.
Wir setzen deshalb auf so wenig Dokumente wie möglich und so viele wie nötig. Eine Checkliste, die im Betrieb tatsächlich ausgefüllt wird, ist im Audit mehr wert als ein Handbuch, das niemand liest.
Zusammenarbeit
Was Sie beitragen – und was wir übernehmen
Ihre Seite
- Zugang zu den Personen, die die Arbeit tatsächlich machen
- Vorhandene Unterlagen, auch unvollständige
- Entscheidungen zu Verantwortlichkeiten und Zielen
- Zwei bis vier Stunden pro Woche für Rückfragen und Abstimmung
Unsere Seite
- Erstellung aller normseitig geforderten Dokumente
- Moderation der Prozessaufnahme im Betrieb
- Internes Audit mit Bericht und Maßnahmenplan
- Erreichbarkeit über einen festen Ansprechpartner
Beratung und Zertifizierung aus einer Hand
Sie können beides bei uns beauftragen – dann erklären Sie Ihren Betrieb einmal statt zweimal. Wenn Sie eine strikte Trennung von Beratung und Audit wünschen, übernehmen wir nur die Beratung und begleiten Sie zum Audit einer anderen Stelle.Zielgruppe
Für wen sich die Beratung eignet
Die Beratung richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen, die ein Qualitätsmanagementsystem nach DIN EN ISO 9001 aufbauen wollen, aber weder Zeit für Vorlagen-Bürokratie noch eine eigene QM-Abteilung haben. Ob Handwerksbetrieb, Dienstleister oder produzierendes Unternehmen: Der Zuschnitt richtet sich nach Ihrer tatsächlichen Betriebsgröße und Ihren gelebten Abläufen, nicht nach einer Norm-Vorlage.
Auch Betriebe, die bereits über ein informelles Qualitätsmanagement verfügen, profitieren: Wir ordnen Vorhandenes der Norm zu, statt bei null zu beginnen. Wo eine Ausschreibung eine akkreditierte Zertifizierungsstelle vorschreibt, klären wir das vor dem Angebot und übernehmen in diesem Fall ausschließlich die Beratung.
Vertiefung
Internes Audit und Managementbewertung als Pflichtbestandteile
Internes Audit und Managementbewertung sind keine Kür, sondern von der DIN EN ISO 9001 verbindlich geforderte Bestandteile jedes Qualitätsmanagementsystems. Ohne beide Nachweise ist ein Zertifizierungsaudit nicht bestehbar, unabhängig von der Zertifizierungsstelle.
Das interne Audit prüft, ob das System so funktioniert, wie es dokumentiert ist, und ob es die Normanforderungen erfüllt. Wir führen es vor dem Zertifizierungsaudit durch, protokollieren jede Feststellung und vereinbaren mit Ihnen konkrete Termine für Korrekturmaßnahmen.
Die Managementbewertung ist der jährliche Termin, an dem die Geschäftsführung das System auf Wirksamkeit prüft: Kennzahlen, Auditfeststellungen, Reklamationen und Ressourcenbedarf werden zusammengeführt und dokumentiert. Wir bereiten die Unterlagen auf und moderieren den Termin, damit er nicht zur reinen Formsache wird.
Vertiefung
Rollen und Zeitaufwand im Betrieb
Ein Qualitätsmanagementsystem funktioniert nur, wenn Verantwortlichkeiten klar verteilt sind, nicht bei einer Person allein liegen. In kleinen Betrieben genügt es meist, wenn die Geschäftsführung die Gesamtverantwortung trägt und eine zweite Person operative Aufgaben wie Terminverfolgung und Dokumentenpflege übernimmt.
Für die Geschäftsführung oder QM-Verantwortliche rechnen wir während der Projektphase mit zwei bis vier Stunden pro Woche, verteilt auf Gesprächstermine und kurze Rückfragen. Nach der Zertifizierung sinkt der laufende Aufwand deutlich und beschränkt sich im Wesentlichen auf das jährliche interne Audit und die Managementbewertung.
Mitarbeitende, die an der Prozessaufnahme beteiligt sind, benötigen in der Regel nur einzelne Stunden für Interviews und eine kurze Schulung vor dem Audit. Größere Zeitblöcke entstehen nicht bei uns, sondern nur dann, wenn ein Betrieb Abläufe grundlegend neu ordnen möchte.
Vertiefung
Typische Fehler bei der Einführung
Die meisten Probleme bei der Einführung eines Qualitätsmanagementsystems entstehen nicht durch die Norm, sondern durch die Umsetzung: zu viel Dokumentation, zu wenig Beteiligung der Mitarbeitenden und ein internes Audit, das erst kurz vor dem Zertifizierungstermin stattfindet.
Ein häufiger Fehler ist die Übernahme fremder Vorlagen ohne Anpassung an die eigenen Abläufe. Solche Dokumente bestehen das Audit selten, weil Auditoren gezielt nach Übereinstimmung zwischen Papier und gelebter Praxis fragen.
Ebenso problematisch ist es, das interne Audit als reine Formalität zu behandeln oder die Managementbewertung ohne echte Kennzahlen durchzuführen. Beides fällt im Zertifizierungsaudit auf und führt zu Abweichungen, die vermeidbar gewesen wären.
Abgrenzung
Beratung und Zertifizierung: zwei getrennte Leistungen
Beratung und Zertifizierung sind fachlich zwei unterschiedliche Leistungen: Die Beratung baut das System auf, das Zertifizierungsaudit bestätigt es unabhängig. Sie können beide Leistungen bei uns beauftragen oder nur die Beratung nutzen und das Audit bei einer anderen Stelle durchführen lassen.
Details zum Ablauf, zu Kosten und zur Auditdauer der Zertifizierung selbst finden Sie auf der Seite ISO-9001-Zertifizierung. Dort erfahren Sie auch, welche Unterlagen für Stufe 1 und Stufe 2 des Audits benötigt werden.
Häufige Fragen
Zur Beratung
Rechnen Sie mit zwei bis vier Stunden pro Woche für die Geschäftsführung oder die QM-Verantwortlichen.
Die ISO 9001 fordert keine benannte QM-Beauftragte, aber jemand muss die Verantwortung tragen. In kleinen Betrieben ist das häufig die Geschäftsführung selbst. Wir richten die Aufgaben so ein, dass sie im Alltag tragbar bleiben.
Wir nutzen sie weiter. Checklisten, Prüfprotokolle und Arbeitsanweisungen, die bei Ihnen funktionieren, bleiben – wir ordnen sie der Norm zu und ergänzen nur echte Lücken.
Ja. Wir übernehmen dann Bestandsaufnahme, Systemaufbau, internes Audit und Auditvorbereitung und begleiten Sie durch das Audit der Stelle Ihrer Wahl.
Nächster Schritt
Erstgespräch ohne Vorbereitung
Sie brauchen keine Unterlagen und keine Vorarbeit. Ein Telefonat genügt, um Ausgangslage, Aufwand und sinnvolle Reihenfolge zu klären.
Montag bis Freitag, 08:00–16:00 Uhr